De spendanalyse: een Zwitsers zakmes voor inkopers

Iedereen kent het spreekwoord: “Goed gereedschap is het halve werk”. Dat geldt niet alleen voor de oude ambachten, maar ook voor het moderne inkoopvak! Toch zijn er nog steeds veel organisaties die niet beschikken over een goede spendanalyse. Dat is jammer, want inzicht in de inkoopuitgaven en -ontwikkelingen is cruciaal voor een effectief inkoopbeleid.

 

 

Lotgerink Bedrijfsadvies | Lotar of De Co-Ondernemers kan een spendanalyse voor jou uitvoeren met behulp van een geavanceerde spendanalyse toolset. Wil je hierover meer weten, neem dan even contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met Rob Lotgerink 06-13539557 | info@lotar.nl of 088-0507012 | rob@co-ondernemers.nl 

 

De spendanalyse, wat kun je er niet mee?

Weten waar je geld naar toe gaat is slechts één van de doelstellingen van een spendanalyse. Eigenlijk lijkt de spendanalyse wel wat op een Zwitsers zakmes, wat kun je er niet mee? Je kunt er vele vragen mee beantwoorden. Zie foto.

 

Besparen of Professionaliseren?

Bij inkoopadvies zie je vaak het onderscheid tussen: besparen of professionaliseren. Bij besparingsprogramma’s ligt de nadruk op het bundelen van bedrijfsonderdelen en leveranciers en het benutten van (raam)contracten en inkoopprocedures. Bij professionaliseren gaat het over betere inkoopprocesessen en werkwijzen op het gebied van categorymanagement, contractmanagement en leveranciersmanagement. Voor beide trajecten is de spendanalyse een onmisbare tool!
 
Overtuigd om deze 1e stap te zetten? Hierna volgen de belangrijkste tips!

 
Volledige, betrouwbare en actuele data

In de boekhouding zijn facturen en grootboek(kosten) aparte tabellen. In de kosten staan ook personeelskosten, afschrijvingen en reserveringen. Investeringen daarentegen worden geactiveerd in plaats van als kosten geboekt, maar is ook inkoop! Zorg voor de juiste data:
• Volledig. Alle kosten en investeringen, zowel facturen als automatische incasso’s.
• Betrouwbaar. Exclusief BTW, inclusief correcties, geen dubbele boekingen.
• Actueel.  Gebruik minimaal 3 jaar data om trends en structurele vs incidentele inkopen te kunnen onderscheiden en actualiseer die vervolgens elk kwartaal.
 
Check en dubbelcheck

Zijn de gegevens binnen, voer dan de volgende checks uit:
• Klopt het totaalbedrag? Staat het in verhouding met de Winst- en verliesrekening?
• Hoe ziet de top 25 eruit? Staan er belastingen, rente en aflossingen, interne verrekeningen of grote investeringen tussen?
• Zijn de bedragen exclusief BTW?
• Zijn er negatieve bedragen?
• Vraag Finance ook naar de top 25 te kijken als dubbelcheck.
 
Gebruik inkoopcategorieën

Inkoopcategorieën zijn de groepen goederen of diensten. Door leveranciers in te delen naar bepaalde categorieën zie je waar jouw organisatie het meeste geld aan uitgeeft. Denk aan de huur, gas, water, elektra, internet, schoonmaak, ict, inhuur, leaseauto’s, etc.
Hanteer ook 3 niveaus voor meer inzicht:
• Type. Product versus niet-productgerelateerde inkoop, geen inkoop, niet toegewezen.
• Segment. Voor de NPR inkoop bijvoorbeeld: HRM, ICT, Facilitair, Marcom.
• Categorie. Voor HRM bijvoorbeeld: uitzendkrachten, opleidingen en werving & selectie.
 
Classificeer 95%

De Pareto (20/80 regel) is je grootste vriend! Hoe groot of klein het inkoopvolume ook is, bij de meeste organisaties geldt de volgende vuistregel:
• Top 25 is goed voor 50% van alle inkoop.
• Top 100 is goed voor 80%.
• Top 250-500 is goed voor 95%.
• De overige 5% omvat 75-85% van de leveranciers en 50% van de facturen, maar zijn minder relevant voor het categorie-, contact- en leveranciersmanagement.

 

Bron: Column Jeroen Corts | NEVI

 

Oktober 2018

 

 

Grip krijgen én houden

Binnen organisaties gaan veel dingen zoals ze gaan. Een bedrijfsproces is aanvankelijk duidelijk opgesteld. Maar groeit de organisatie, dan vervagen de processen. En daarmee de grip. Toch is grip essentieel om langdurig succesvol te zijn. Grip hangt nauw samen met inzicht in je bedrijfsprocessen. Iedere ondernemer streeft naar klantgerichte en efficiënte processen. Maar hoe bereik en behoud je die? Vanuit mijn expertise help ik je daar graag bij, zodat jij de rust en het overzicht vindt om te ondernemen.

 

Steeds vaker krijgen wij het verzoek van ondernemers om de administratieve organisatie en de processen in beeld te brengen. Inkoopprocessen, offertetrajecten, facturatie… Bij groei van de organisatie verlies je als ondernemer soms ongewenst en onbedoeld de grip op al deze processen. Met als gevolg onrust, inefficiëntie, fouten en doublures. Niet nodig!

 

Onder de loep

Om maximaal klantgericht én resultaatgericht te zijn, is het allereerst belangrijk om je bedrijfsprocessen kritisch onder de loep te nemen. Uiteindelijk wil je alles zo slim mogelijk inrichten, ook met het oog op de kosten. En daar heb je op verschillende vlakken profijt van:

  1. Bij het beschrijven van je processen ontstaat er een basis voor verbeteringen. Je bekijkt hoe taken beter kunnen. En tegelijkertijd zorg je voor gemeenschappelijke uitgangspunten, zodat de neuzen dezelfde kant op staan.
  2. Goede bedrijfsprocessen vormen de basis voor continuïteit en efficiëntie. Er ontstaat duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden, maar ook over kennis en ervaring die binnen de organisatie aanwezig zijn.
  3. Met bedrijfsprocessen toon je aan dat je werkt volgens bepaalde normen en richtlijnen.
  4. Belanghebbenden, zoals de directie, accountant en leveranciers, eisen dat bedrijfsprocessen op orde zijn.
  5. Met overzichtelijke bedrijfsprocessen kun je makkelijk nieuwe medewerkers inwerken. En taken van elkaar overnemen bij ziekte of verlof.

 

Uitvoeren en controleren

Al met al ontstaat er dus inzicht, duidelijkheid en overzicht in jouw organisatie. Maar alleen met een beschrijving van de processen ben je er niet. Je moet er ook voor zorgen dat specifieke processtappen goed lopen en worden gecontroleerd. Pas dan ontstaat grip. Daarom is het belangrijk om processtappen (ofwel activiteiten) te verbinden aan functies binnen jouw organisatie. Maak je collega’s ‘eigenaar’ van een activiteit. En evalueer van tijd tot tijd hoe de processen lopen en waar verbeteringen mogelijk zijn. Dat houd je scherp.

 

Applicatie

Als Co-Ondernemers helpen we jou om jouw uitdagingen naar eigen hand te zetten. Ook uitdagingen in bedrijfsprocessen. We maken daarbij gebruik van een handige applicatie waarin we processen visueel weergeven. De schema’s die we daarin ontwikkelen, geven overzichtelijk weer hoe een specifiek proces is en wie binnen dat proces waarvoor verantwoordelijk is. Samen krijgen we inzicht in de volgorde van taken en kunnen we bepalen hoeveel tijd elke activiteit mag kosten. Als ondernemer kun je je abonneren op deze applicatie, zodat jij altijd en overal toegang hebt tot je processen. En zodat jij de eigenaar van je eigen processen bent én blijft. Wel zo handig.

 

Vertel eens… hoe slim zijn jouw bedrijfsprocessen?

 

Rob Lotgerink | Co-Ondernemer

Juli 2018 

 

 

Rust en overzicht creëren. Daar ligt mijn kracht en het is de basis van mijn ondernemerschap als 'Rechterhand van MKB-ondernemers'.

 

Economisch gaat het weer goed en de vooruitzichten zijn eveneens veelbelovend. Met als gevolg dat er steeds vaker werk blijft liggen of er onvoldoende tijd en aandacht is voor niet altijd urgente, maar wel belangrijke zaken.

 

Herken jij dit?

 

Heb jij wel eens nagedacht over een flexibele en veelzijdig rechterhand. Alleen voor die uren die jij nodig hebt. Iemand die veel dagelijkse bedrijfskundige werkzaamheden oppakt en daarmee rust en overzicht brengt.

 

Dan kun jij je richten op wat jouw gelukkig maakt met focus op je klanten en de bedrijfsgroei.

 

Met ruim 25 jaar ervaring als manager / algemeen directeur, hoofdzakelijk binnen het MKB, weet ik hoe het MKB werkt en verplaats ik mij gemakkelijk in jouw wensen en gedachten als ondernemer. Want dat ben ik uiteindelijk zelf ook.

 

Ik kom hierover graag eens met je praten!

 

Rob Lotgerink

06-13539557 | info@lotar.nl

 

April 2018 

 

 

Waarom Spendanalyse / Inkoopanalyse?

Een Spendanalyse (of kwantitatieve inkoopanalyse) is een instrument die managementinformatie levert waarmee een organisatie haar inkoopbeleid kan toetsen en verbeteren.

 

Het is een goede basis voor het opstarten van professionaliseringstrajecten en besparingstrajecten. Een andere belangrijk doel van een spendanalyse is het monitoren van veranderingen.

 

Een regelmatig terugkerende spendanalyse verschaft inzicht in de inkoopprestatie van de organisatie. Van de inkoopstromen worden de volgende elementen in beeld gebracht:

 

Wie koopt wat, bij wie in?

  1. Wie koopt in? : analyse bedrijfsonderdelen
  2. Wat wordt gekocht? : analyse inkoopsegmenten, alles waar een factuur tegenover staat;
  3. Waar wordt gekocht? : analyse leveranciers

*Bron: Kennisportaal Inkoop

 

 November 2017